Manajemen Perkantoran Pendidikan

BAB II

PEMBAHASAN

A.      Konsep Manajemen Perkantoran Pendidikan

1.        Pengertian Manajemen Kantor

Manajemen merupakan terjemahan dari bahasa Inggris management; berasal dari kata manage atau managiare yang berarti melatih kuda dalam melangkah kakinya. Manajemen merupakan metode yang digunakan administrator untuk melakukan tugas dalam mencapai tujuan tertentu (Zulkarnain dan Sumarsono, 2011: 2). Sedangkan istilah kantor berasal dari bahasa Belanda kantoor dan bahasa Inggris office yang merupakan tempat dan aktivitas dalam menunjang pimpinan untuk mencapai tujuan. Perkantoran adalah segala sesuatu yang berhubungan dengan kantor, baik dalam arti tempat kegiatan maupun proses kegiatannya. Mencermati uraian tersebut, kantor memiliki 3 segi pengertian yaitu:

a.     Dalam arti statis

Kantor merupakan tempat atau ruang penyelenggaraan kegiatan.

b.    Dalam arti dinamis

Kantor merupakan proses atau aktivitas penyelenggaraan kegiatan.

c.     Dalam arti fungsional

Kantor sebagai sarana pemusatan kegiatan yang bersifat administratif atau bersifat manajerial.

Kantor pendidikan adalah tempat dimana terdapat dua atau lebih pegawai yang melaksanakan pekerjaan untuk mencapai tujuan pendidikan secara efektif dan efisien dengan melibatkan perlengkapan yang tersedia (Zulkarnain dan Sumarsono, 2011: 3). Menurut para ahli, The Liang Gie mengartikan manajemen perkantoran adalah rangkaian aktivitas merencanakan, mengorganisasikan (mengatur dan menyusun), mengarahkan (memberikan arah dan petunjuk), mengawasi dan mengendalikan (melakukan control) sampai menyelenggarakan pekerjaan kantor secara tertib.

Berdasarkan uraian diatas, penulis menyimpulkan bahwa pengertian manajemen perkantoran pendidikan adalah rangkaian proses penataan mulai dari perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, dan pengawasan terhadap sumber daya manusia ataupun non manusia dalam bidang pendidikan dengan melibatkan segenap perlengkapan atau fasilitas kantor di lingkup pendidikan untuk mencapai tujuan pendidikan secara efektif dan efisien. Hal ini juga senada dengan pendapat Zulkarnain dan Sumarsono (2011: 4) menyatakan bahwa “manajemen perkantoran pendidikan adalah rangkaian proses/aktivitas merencanakan, mengorganisasikan, menggerakan, serta mengawasi sumber daya manusia atau non manusia untuk mencapai tujuan pendidikan secara efektif dan efisien”.

2.        Perkantoran dalam Manajemen Pendidikan

Aspek yang membedakan antara manajemen pendidikan dengan manajemen bidang lainnya adalah aspek substansinya, bukan pada aspek prosesnya. Substansi manajemen pendidikan digolongkan menjadi dua, yaitu:

a.    Substansi inti

Meliputi manajemen kurikulum, manajemen peserta didik, manajemen keuangan, manajemen personalia, manajemen hubungan masyarakat dan manajemen sarana dan prasarana.

b.    Substansi ekstensi

Adalah substansi manajemen pendidikan yang telah diperluas yaitu berbagai bidang substansi di dunia pendidikan yang harus dikelola karena berkontribusi besar terhadap kesuksesan proses substansi inti.

Manajemen perkantoran merupakan salah satu dari substansi ekstensi manajemen pendidikan.

3.        Fungsi dan Prinsip Perkantoran

Setiap kantor bila dilihat pada susunannya, memiliki tiga unsur yakni hardware (perangkat keras), live-ware (personel kantor), dan software (program dari suatu kantor atau program kerja ketatausahaan). Sehingga kantor disebut lengkap jika terdapat:

§  Administrasi fisik, berupa manajemen pergedungan dan ruangan.

§  Administrasi personalia, yang mengelola seluruh personel kantor.

§  Administrasi ketatausahaan, yang berupa pencatatan dan penyusunan informasi yang memiliki nilai atau kegunaan untuk disimpan.

a.         Jenis fungsi manajemen perkantoran pendidikan

1)   Fungsi rutin

Membutuhkan pemikiran mencakup pengarsipan dan penggandaan. Biasanya dilakukan oleh staf administrasi yang bertanggung jawab atas kegiatan administrasi sehari-hari.

2)   Fungsi teknis

Membutuhkan pendapat, keputusan, dan keterampilan perkantoran yang memadahi, seperti bisa menggunakan beberapa program aplikasi komputer. Biasanya dilakukan oleh staf administras teknologi informasi.

3)   Fungsi analisis

Membutuhkan pemikiran yang kritis dan kreatif, disertai kemampuan untuk mengambil keputusan, seperti membuat dan menganalisis laporan. Biasanya dilakukan oleh asisten manajer yang bertanggung jawab mensupport keputusan yang akan dibuat oleh pimpinannya.

4)   Fungsi interpersonal

Membutuhkan penilaian dan analisis sebagai dasar pengambilan keputusan, serta keterampilan yang berhubungan dengan orang lain. Biasanya dilakukan oleh staf administrasi sebagai jenjang karir sebelum naik menjadi manajer.

5)   Fungsi manajerial

Membutuhkan perencanaan, pengorganisasian, pengukuran dan pemotivasian. Biasanya dilakukan oleh staf setingkat manajer yang bertanggung jawab terhadap pelaksanaan sistem dan prosedur administrasi.

b.        Prinsip-prinsip manajemen perkantoran pendidikan

1)   Perencanaan kerja

Pekerjaan harus direncanakan dengan sebaik mungkin dengan menjawab enam dasar pertanyaan dasar yaitu 5W+1H. Sebab tanpa adanya rencana yang baik, tidak akan mencapai hasil sebagaimana yang diharapkan.

2)   Pengorganisasian kerja

Pelaksanaan pekerjaan harus ditata serta terorganisasi dengan baik. Artinya pembagian tugas dan jadwal pelaksanaan pekerjaan harus tersusun rapi, arus pekerjaan dispesifikasi dengan jelas, sehingga pelaksanaan pekerjaan dapat teridentifikasi serta terjamin penyelesaiannya dengan cara paling produktif.

3)   Kepemimpinan kerja

Memimpin (leading) adalah seni atau proses mempengaruhi dan mengarahkan orang lain agar mereka mau berusaha untuk mencapai tujuan yang hendak dicapai oleh kelompok. Oleh karena itu, seorang manajer harus memotivasi bawahannya agar mau melaksanakan tugasnya dengan baik.

4)   Pengendalian kerja

Pengawasan pekerjaan yang efektif dapat dijamin dilakukan dengan baik jika pengendalian internal dalam diri pelaksana pekerjaan tumbuh dan berkembang dengan baik. Karena pengendalian eksternal yang berlebihan hanya akan menguras energi, waktu, dan emosi yang tinggi. Sehingga prinsip ini menjadi sangat penting dalam kaitannya dengan proses manajemen.

5)   Komunikasi efektif

Seluruh prinsip yang diuraikan sebelummnya akan sangat terkendala tanpa adanya komunikasi yang baik. Pimpinan harus dapat membangun suasana kantor yang kondusif bagi berlangsungnya komunikasi yang terbuka, jujur, produktif, serta santun (beretika). Artinya komunikasi di kantor sebaiknya tidak perlu formal dan birokratis sehingga menghambat inovasi. Namun, tidak perlu terlalu formal yang menyebabkan tidak jelasnya informasi dengan gosip.

6)   Tatanan kantor

Tatanan fisik kantor harus dapat menjamin bahwa pelaksanaan urusan kantor berlangsung secara produktif. Tata ruang kantor harus direncanakan secara keilmuan untuk menghindari gerakan yang tidak perlu, keterlambatan dan kesukaran untuk menggapai bahan-bahan pekerjaan. Pendayagunaan seluruh sarana/peralatan kantor harus memperhatikan prinsip efektif-efisien.

7)        Peningkatan mutu layanan

Sistem dan produser kantor harus terus diupayakan agar lebih efektif dan efisien. Selain itu standart kualitas dan kuantitas pekerjaan kantor harus digunakan dan dikembangkan sesuai dengan kebutuhan. Sehingga pimpinan kantor harus terus mengupayakan peningkatan mutu pelayanan dengan melakukan berbagai upaya agar dapat mengidentifikasi cara paling mutakhir dalam menjamin pencapaian hasil yang maksimal. Karena pada hakekatnya inti pekerjaan kantor bersifat memberikan layanan jasa (service).

B.       Ruang Lingkup Manajemen Perkantoran

Ruang lingkup manajemen perkantoran meliputi seluruh aktivitas yang meliputi ketatausahaan, komunikasi dan etika perkantoran, tata persuratan dan pengarsipan, serta tata ruang kantor.

1.        Komunikasi dan Etika Perkantoran

a.    Komunikasi efektif

Istilah komunikasi merupakan menyebarkan atau memberitahukan informasi kepada pihak lain guna mendapatkan pengertian yang sama. Hal ini dipertegas oleh pendapat Bovee yang mendefinisikan komunikasi sebagai proses mengirim dan menerima pesan, serta dikatakan efektif jika pesan tersebut dapat dimengerti dan menstimulasi tindakan atau mendorong orang lain untuk bertindak sesuai dengan pesan tersebut. Proses komunikasi memiliki lima macam unsur atau komponen dasar yaitu pengirim pesan (komunikator), pesan, saluran atau media, penerima pesan (komunikan), dan balikan (feed back). Maka dari itu dapat diartikan bahwa komunikasi kantor adalah komunikasi yang terjadi dan berlangsung dalam kantor, baik secara lisan maupun tulisan.

Kantor sekolah merupakan pusat pengolahan informasi, tempat para guru dan staf berkumpul membicarakan serta membahas segala sesuatu yang berguna demi kepentingan dan keberhasilan sekolah. Maka dari itu, komunikasi kantor dapat dibedakan menjadi dua macam, yaitu:

§  Tata hubungan administrasi disebut juga tata hubungan fungsi

Yaitu antara administrator atau manajer dengan bawahannya, dimana pelaksanaan komunikasi mengandung unsur perintah.

§  Hubungan tata usaha

Terjadi atau berlangsung antar satuan organisasi yang tidak mengandung unsure perintah. Hubungan ini hanya bersifat pengiriman informasi dalam rangka pelaksanaan pekerjaan perkantoran.

Pentingnya komunikasi efektif dalam kantor sekolah, antara lain:

a)    Menimbulkan rasa kesetiakawanan dan loyalitas antar komponen pendidikan didalam sekolah tersebut.

b)   Menimbulkan  rasa saling pengertian dan saling menghargai antar pegawai dalam melaksanakan tugas masing-masing.

c)    Meningkatkan pengendalian operasional kerja yang efisien.

d)   Meningkatkan gairah, moral, disiplin dan tanggungjawab kerja para pegawai.

e)    Meningkatkan kerjasama dan semangat korp.

b.    Etika Perkantoran

Istilah etika berasal dari bahasa Yunani ethichos yang berarti norma, aturan, kaidah dan nilai tingkah laku manusia yang baik. Sedangkan dari bahasa Perancis etiquette yang berarti kartu undangan raja yang memuat tata tertib para tamu raja. Jadi etika menekankan pada prinsip tentang tindakan moral yang benar, dan etiket menitikberatkan pada tata cara pergaulan antar manusia.

Etika dan etiket bersifat saling melengkapi, karena etika menunjukkan seluruh kesadaran sikap manusia (baik jasmani maupun rohani) terhadap baik dan buruk, yaitu perilaku manusia berhubungan dengan nilai baik dan buruk. Sedangkan etiket yaitu aturan sopan santun dalam pergaulan. Kode etik adalah etika yang berlaku untuk lingkungan profesi tertentu sebagai pedoman dalam berperilaku bagi anggotanya. Terdapat beberapa pedoman dasar dalam etika perkantoran (IMPACT), yakni:

Integrity          : berintegrasi, bertindak jujur dan benar.

Manners          : cara atau bersikap tidak egois, tidak kasar dan disiplin.

Personality      : memiliki kepribadian nilai, sikap dan pendapat sendiri.

Appearance     : berpenampilan sopan dan rapi sebaik mungkin.

Consideration  : mempertimbangkan, memahami sudut pandang orang lain.

Tact                 : bijaksana yaitu berpikir sebelum bicara.

2.        Tata Persuratan

Kepala sekolah dalam melaksanakan tugas manajemen sekolah tidak hanya bertanggung jawab atas kelancaran tugas-tugas akademik saja, namun bertanggung jawab atas kelancaran pelaksanaan tugas-tugas administrasi sekolah. Salah satu tugas dari administratif yaitu mengelola persuratan sekolah (korespondensi) dengan tata cara penanganan surat.

a.     Konsep dasar surat

Surat merupakan bagian dari warkat. Warkat merupakan catatan tertulis, tergambar dan terekam yang berisi keterangan tentang suatu hal yang dibuat untuk membantu ingatan. Surat merupakan alat atau media komunikasi untuk menyampaikan data atau informasi berupa keterangan, berita, penjelasan secara tertulis dari seseorang maupun lembaga yang ditujukan pada orang atau lembaga lain, baik dalam bentuk kertas maupun alat elektronik (Zulkarnain dan Sumarsono, 2011: 81). Berdasarkan pengertian tersebut, penulis simpulkan bahwa pengertian surat adalah alat komunikasi secara tertulis baik berupa kertas maupun alat elektronik (e-mail) yang berisi informasi atau keterangan untuk menyampaikan suatu pesan atau maksud kepada orang atau lembaga lain.

Kegiatan surat menyurat sering disebut dengan korespondensi, yang berarti semua aktivitas tata usaha yang berhubungan dengan surat mulai dari kegiatan membuat, mengagenda, menerima, mendistribusikan sampai mengarsip surat-surat. Tujuan dari korespondensi ialah menghasilkan komunikasi yang efektif yaitu pesan dalam surat dapat dipahami secara sama serta mendorong penerima surat untuk bertindak sesuai isi atau harapan dari pengirim surat. Berikut beberapa fungsi surat, yaitu:

a)        Surat berfungsi sebagai wakil atau duta dari pengirim surat

b)        Surat berfungsi sebagai alat bukti autentik tertulis dalam berbagai kegiatan atau perjanjian

c)        Surat berfungsi sebagai dasar bagi suatu tindakan atau pedoman dalam melaksanakan kegiatan

d)       Surat sebagai bukti historis

e)        Surat berfungsi sebagai alat pengingat

b.    Asas tata persuratan

Surat dinas merupakan surat yang berisi hal penting berkenaan dengan administrasi pemerintahan. Agar sebuah surat dapat memenuhi syarat sebagai surat dinas, maka harus disampaikan dengan memperhatikan beberapa asas tata persuratan dibawah ini, antara lain:

1)        Asas keamanan

Isi surat dinas tidak boleh dibaca orang lain yang tidak berhak. Hal ini disebut juga dengan surat rahasia.

2)        Asas kecepatan dan ketepatan

Pembuatan surat dan jawaban atas suatu surat harus dilaksanakan secepat mungkin untuk menunjang kelancaran tugas organisasi.

3)        Asas pertanggungjawaban

Tata surat dinas harus dapat dipertanggungjawabkan dari segi isi, format, prosedur, kearsipan, kewenangan, dan keabsahan.

4)        Asas keterkaitan

Tata persuratan suatu lembaga berkaitan dengan administrasi perkantoran pada umumnya. Semua kegiatan tata persuratan harus merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari tata laksana kearsipan.

5)        Asas pembakuan

Ketentuan mengenai tata persuratan harus digariskan secara jelas oleh instansi yang bersangkutan, agar tercapai keseragaman dalam pelaksanaannya.

6)        Asas efektif dan efisien

Penyelenggaraan tata persuratan perlu dilakukan secara efektif dan efisien dalam penulisan, penggunaan bahasa Indonesia yang baik dan benar.

c.    Kriteria surat yang efektif dan efisien

a)         Surat ditulis dalam bentuk dan isi yang menarik serta disusun secara sistematis sesuai aturan penyusunan surat.

b)        Surat disusun secara sederhana dan tidak terlalu panjang.

c)         Surat disusun secara jelas, lugas, dan komunikatif agar dapat dipahami secara tepat sesuai dengan maksud yang dikehendaki penulis.

d)        Surat mencerminkan sikap yang adab dan sopan. Artinya pernyataan yang digunakan sopan, simpatik, serta tidak menyinggung perasaan penerima surat.

e)         Surat harus bersih dan rapi. Artinya surat harus diketik di kertas yang bersih dan di ketik dengan rapi.

d.    Jenis surat dinas

Jenis surat dibedakan menurut isi, sifat, derajat, jumlah penerima, dan cara pengiriman surat.

1)        Isi surat

a)      Nota dinas, dibuat oleh atasan kepada bawahan yang berisikan catatan atau pesan singkat tentang suatu pokok persoalan kedinasan.

b)      Memo, ialah catatan singkat yang diketik atau ditulis tangan oleh atasan kepada bawahan tentang pokok persoalan kedinasan. Isinya pendek berupa perintah.

c)      Surat pengantar, ditujukan kepada seseorang atau pejabat, yang berfungsi untuk mengantar surat, dokumen dan lain-lain.

d)     Surat edaran, berisi penjelasan atau petunjuk tentang tata cara pelaksanaan suatu perundang-undangan dan atau perintah yang telah ada.

e)      Surat undangan, berisi pemberitahuan kepada seseorang atau lembaga untuk menghadiri suatu acara pada waktu dan tempat yang telah ditentukan.

f)       Surat tugas, berisi penugasan dari pejabat yang berwenang kepada seseorang untuk melaksanakan suatu kegiatan.

g)      Surat kuasa, berisi kewenangan penerima kuasa untuk bertindak atau melakukan suatu kegiatan atas nama pemberi kuasa.

h)      Surat pengumuman, berisi pemberitahuan atau informasi mengenai suatu hal yang ditujukan kepada para pegawai atau masyarakat umum.

i)        Surat pernyataan, ialah surat yang menyatakan kebenaran suatu hal disertai pertanggungjawaban atas pernyataan tersebut.

j)        Surat keterangan, berisi keterangan mengenai suatu hal agar tidak menimbulkan keraguan.

k)      Berita acara, ialah surat yang berisi laporan tentang suatu kejadian atau peristiwa mengenai waktu, tempat, keterangan dan petunjuk lain sehubungan dengan kejadian tersebut.

l)        Surat izin, berisi tentang izin dari pejabat yang berwenang kepada seseorang untuk melaksanakan suatu kegiatan.

m)    Surat rekomendasi, ialah surat yang menyatakan kebenaran suatu hal disertai pertanggungjawaban atas rekomendasi tersebut.

n)      Surat keputusan, ialah surat yang berisi suatu kebijakan atau ketetapan tentang suatu hal yang ditetapkan oleh pejabat yang berwenang.

o)      Surat perjanjian, digunakan untuk mengadakan persepakatan antara kedua belah pihak berkaitan dengan satu urusan.

p)      Surat pemberitahuan, surat berisi pemberitahuan mengenai suatu hal yang mengemukakan sesuatu kepada orang lain agar orang itu mengetahuinya.

q)      Surat peringatan, berisi teguran kepada si penerima surat karena yang bersangkutan melakukan suatu tindakan kesalahan atau pelanggaran.

r)       Kartu pos, ialah surat berupa kartu (dari kertas karton berukuran 15x10 cm) digunakan untuk mengirim berita singkat dan tidak bersifat rahasia.

s)       Warkat pos, merupakan surat terbuka yang tidak beramplop. Wujudnya berupa lipatan-lipatan kertas surat.

2)        Sifat surat

a)      Surat sangat rahasia adalah surat yang informasinya membutuhkan tingkat pengamanan tertinggi dan mempunyai hubungan erat dengan keamanan dan keselamatan Negara serta hanya diketahui oleh pejabat yang berhak menerima.

b)      Surat rahasia adalah surat yang informasinya membutuhkan pengamanan khusus dan mempunyai hubungan erat dengan keamanan kedinasan serta hanya diketahui oleh pejabat yang berwenang atau yang ditunjuk.

c)      Surat terbatas adalah surat yang informasinya membutuhkan pengamanan dan mempunyai hubungan erat dengan tugas khusus kedinasan serta hanya diketahui oleh pejabat yang berwenang atau yang ditunjuk.

d)     Surat biasa merupakan surat yang tidak memerlukan pengamanan khusus.

3)        Derajat surat

a)      Kilat atau sangat segera, surat yang isinya segera diketahui si penerima surat dan penyelesaiannya harus dilakukan pada kesempatan pertama. Batas waktu penyampaian surat maksimal 1x24 jam.

b)      Segera adalah derajat surat yang isinya harus segera diketahui atau ditanggapi oleh penerima surat. Batas waktu penyampaian surat maksimal 2x24 jam.

c)      Biasa adalah derajat surat yang penyampaian dan penyelesaiannya tidak seperti kilat dan segera. Batas waktu penyampaian surat maksimal 5 hari.

4)        Jumlah penerima surat

a)      Surat biasa adalah surat yang dikirim oleh seseorang atau suatu instansi kepada seseorang atau instansi tertentu.

b)      Surat edaran adalah surat yang ditujukan kepada beberapa orang atau kepada beberapa instansi.

c)      Pengumuman adalah surat yang ditujukan kepada sejumlah orang atau instansi yang alamat atau identitasnya tidak disertakan secara langsung atau rinci.

5)        Cara pengiriman surat

a)      Surat pos adalah surat yang dikirim melalui jasa pos atau jasa pengiriman surat lainnya. Jenis surat ini dibedakan lagi menjadi surat biasa, surat kilat, surat express, dan super express.

b)      Surat faksimile adalah surat yang dikirim melalui surat faksimile, biasanya menggunakan jasa telekomunikasi. Surat faksimile yang diterima hendaknya sesegera mungkin untuk digandakan atau di copy karena dalam waktu yang relatif singkat tulisan yang ada di surat faksimile tersebut akan kabur.

c)      Surat elektronik atau lebih dikenal dengan E-mail adalah surat yang dikirim melalui jasa penyedia internet.

e.     Bentuk surat dinas

1)        Bentuk lurus penuh

Semua bagian surat diketik mulai dari margin kiri yang sama. Pemenggalan alinea dengan pemisahan spasi atau berjarak 1 baris.

2)        Bentuk lurus

Semua bagian surat diketik mulai dari margin kiri. Kecuali tanggal surat dengan salam penutup dan nama pengirim surat yang diketik di sebelah kanan. Pengetikan alinea sama seperti bentuk lurus penuh.

3)        Bentuk setengah lurus

Semua bagian surat kecuali isi surat, diketik sama seperti bentuk lurus. Setiap alinea baru dalam isi suratd diketik sesudah 5 ketukan dari margin kiri. Alinea yang satu dengan yang lain tidak berjarak.

4)        Bentuk resmi Indonesia lama

Semua bagian surat kecuali alamat, diketik sama seperti bentuk setengah lurus. Alamat surat diketik di sebelah kanan dibawah tanggal, yang ujungnya sejajar dengan tanggal, salam penutup, dan pengirim surat. Hal ini membuat penulisan alamat surat menjadi tidak efektif karena jika alamat surat berupa nama yang panjang, maka ruang untuk penulisannya tidak akan mamadai.

5)        Bentuk resmi Indonesia baru

Untuk mengatasi masalah bentuk surat resmi Indonesia lama, maka dirumuskanlah bentuk resmi Indonesia baru. Bentuk surat ini merupakan adopsi dari bentuk surat setengah lurus. Penempatan alamat surat pada bagian kiri membuat penulis lebih leluasa dalam menulis alamat surat, sehingga tidak terjadi pemenggalan alamat surat.

6)        Bentuk lekuk

Semua bagian surat kecuali alamat, diketik sama seperti bentuk resmi Indonesia baru. Namun pengetikan alamat harus:

§  Baris pertama (nama orang) diketik mulai dari margin kiri

§  Baris kedua (nama jabatan) diketik sesudah 5 ketukan dari margin kiri

§  Baris ketiga (alamat/jalan) sesudah 5 ketukan dari garis nama

7)        Bentuk alinea menggantung

Bentuk ini dengan alenia menggantung bertujuan untuk mempertegas kata atau pernyataan dalam baris pertama. Bentuk ini lazim digunakan pada jenis surat keputusan.

3.        Pengarsipan

Arsip sebagai salah satu sumber informasi memiliki multi fungsi yang sangat penting untuk menunjang proses kegiatan kantor.  Maka dari itu diperlukan adanya pengelolaan yang tepat sehingga dapat menciptakan keefektifan, efisiensi, dan produktivitas bagi kantor. Inilah yang disebut manajemen kearsipan. Orang yang bertugas dalam pengarsipan disebut arsiparis.

Berdasarkan fungsinya, arsip dibedakan menjadi arsip dinamis sebagai record dan arsip statis sebagai archieves. Arsip dinamis adalah arsip yang dapat dipergunakan secara langsung di dalam perencanaan, pelaksanaan penyelenggaraan administrasi negara. Sementara arsip statis tidak dipergunakan dalam fungsi-fungsi manajemen organisasi, namun dimanfaatkan untuk kepentingan pendidikan dan penelitian. Arsip statis tidak lagi berada di lembaga tersebut, melainkan berada di Arsip Nasional.

a.    Jenis asas penyimpanan arsip

1)   Asas sentralisasi

Adalah penyelenggaraan dan penyimpanan arsip dalam satu lokasi di suatu kantor. Pada asas ini, semua arsip disimpan di pusat penyimpanan.

2)   Asas desentralisasi

Adalah penyelenggaraan dan penyimpanan arsip dengan tidak dipusatkan pada induk tata usaha tetapi di unit kerjanya masing-masing.

3)   Asas kombinasi

Pada asas ini, masing-masing bagian menyimpan dokumen atau arsip sendiri di bawah pengawasan sistem terpusat. Arsip yang disimpan di masing-masing bagian lazimnya adalah arsip yang menyangkut bidang kerja pada bagiannya. Misalnya arsip tentang kesiswaan maka diarsip oleh wakil kepala sekolah bidang kesiswaan.

b.    Macam sistem penyimpanan arsip

1)   Sistem tanggal/kronologis

Arsip yang disusun berdasarkan sistem tanggal diterimanya surat masuk dan dikirimkannya surat keluar. Tanggal yang paling akhir diterima ditaruh di depan dan selanjutnya petugas mengelompokkan surat berdasarkan bulan-bulan dalam setiap tahun.

2)   Sistem nomor

Sistem ini disebut juga sistem filling tidak langsung, karena sebelum menentukan nomor yang diperlukan, juru arsip harus lebih dahulu membuat daftar kelompok masalah, seperti pada sistem subyek, baru kemudian diberi nomor di belakangnya.

Misalnya:

Kepegawaian          :13

Cuti                         : 13.1

Kenaikan Pangkat  : 13.2

Kenaikan gaji          : 13.3, dan seterusnya

Selanjutnyan daftar masalah dan pemberian nomor disebut kartu indeks.

3)   Sistem abjad/alphabetis

Arsip disusun dengan abjad nama-nama orang atau kantor yang tertera dalam setiap warkat. Kemudian nama-nama tersebut dibagi menjadi 4 golongan, yaitu nama perorangan, nama perusahaan, nama instansi atau kantor pemerintah, dan nama organisasi sosial.

4)   Sistem masalah/subjek

Arsip disusun dengan sistem pokok permasalahan yang tertera dalam surat tersebut. Untuk melaksanakan sistem ini, juru arsip harus mencari dulu permasalahan yang pokok dari surat, kemudian masalah-masalah tersebut dikelompokkan menjadi satu subjek, lalu sub masalah, dan sub-sub masalah.Adapun langkah-langkahnya megarsip sistem subyek yaitu:

1.         Memeriksa

2.         Mengindeks

3.         Mengkode

4.         Menyortir

5.         Menempatkan

Misalnya:Subyek                : kepegawaian

Sub-subyek        : cuti; kenaikan pangkat

5)   Sistem wilayah/geografis

Arsip yang disusun berdasarkan wilayah atau daerah dari mana surat itu berasal. Untuk pokok permasalahan misalnya mengambil wilayah propinsi kemudian sub masalah mengambil nama kota dalam propinsi tersebut. Selanjutnya baru nama orang atau lembaga yang mengirim surat tersebut. Disini dipadukan dengan sistem abjad untuk mengatur urutan nama pengirim surat, tetapi pengelompokkan utamanya adalah menurut pembagian wilayah.

4.        Tata Ruang Kantor

Penggunaan ruang kantor merupakan segi penting dalam mendukung kerja seorang pegawai. Maka menata ruang, termasuk prosedur dan segenap sarana dan prasarana, bagi sebuah kantor sudah merupakan kebutuhan perkantoran modern. Adapun tata ruang kantor yang baik dapat dilihat dari pola pengaturan lingkungan kerja yaitu lingkungan fisik kantor yang meliputi: pengaturan letak perabot kantor, kualitas perlengkapan dan mesin-mesin kantor, kualitas penggunaan asas tata ruang kantor, serta kualitas faktor yang mendukung tata ruang kantor (seperti cahaya penerangan, warna, udara, suara, dekorasi dan kebersihan lingkungan kantor).

Pengertian tata ruang kantor adalah penyusunan alat-alat kantor pada letak yang tepat serta pengaturan tempat kerja pada ruangan yang tersedia, yang dapat memberikan kenyamanan dan kepuasan kerja bagi para pegawai. Hal ini juga dipertegas oleh Zulkarnain dan Sumarsono (2011: 132) menyatakan bahwa “tata ruang kantor adalah penyusunan perabot kantor dan perlengkapan kantor pada letak yang tepat sehinggga dapat memberikan kepuasan kerja bagi para pegawai”.

a.       Asas-asas tata ruang kantor

1)      Asas jarak terpendek

Proses tata ruang kantor yang baik memungkinkan penyelesaian sesuatu pekerjaan kantor menempuh jarak yang sependek-pendeknya. Yakni dua titik yang dihubungkan dengan garis lurus, dalam hal ini titik diartikan meja tugas pegwai dan titik yang satunya meja tugas pegawai lainnya.

2)      Asas rangkaian kerja

Tata ruang kantor yang baik menempatkan para pegwai dan alat-alat kantor menurut rangkaian yang sejalan dengan urut-urutan penyelesaian pekerjaan yang bersangkutan. Proses pekerjaan harus bergerak maju dan bukan bergerak mundur.

3)      Asas penggunaan segenap ruangan

Tata ruang kantor yang baik mempergunakan semaksimal mungkin ruangan yang ada, sehingga tidak ada ruangan yang dibiarkan tidak terpakai.

4)      Asas perubahan susunan tempat kerja

Penyusunan tata ruang kantor yang baik memungkinkan diadakannya perubahan dengan mudah atau disusun kembali tanpa banyak menelan biaya, waktu dan proses pekerjaan yang sedang berjalan. Jadi tata ruang kantor bersifat fleksibel.

b.      Jenis tata ruang kantor

Sebuah kantor dengan kantor lain memiliki cara penyusunan ruang kantor yang berbeda. Perbedaan ini didasarkan atas pertimbangan tentang kebutuhan ruang, perabot yang ada, sistem pengawasan, jenis pekerjaan yang dilakukan, dan jumlah personel yang ada. Berikut jenis tata ruang kantor, antara lain:

1)      Tertutup

Pada tata ruang kantor tertutup, setiap satuan tugas menempati ruangan tersendiri dan terpisah dari satuan tugas yang lainnya. Ruang bekerja terbagi-bagi dalam beberapa kamar yang dipisahkan oleh tembok atau penyekat dari kayu, dan dihadapkan  ke arah satu lorong utama.

2)      Terbuka

Tata ruang kantor terbuka merupakan suatu ruangan besar dan luas yang didalamnya terdapat beberapa seksi/bagian yang bekerjasama tanpa dibatasi sekat. Sehingga semua kegiatan dilaksanakan serta diproses dalam satu ruangan besar terbuka yang tidak ada pemisah.

3)      Panoramik

Perkantoran panoramik merupakan gabungan perkembangan modern dari desain ruangan dengan teknik terbaru untuk menghasilkan sebuah kantor yang memberikan lingkungan kerja menyenangkan dan hemat dalam penggunaan ruangannya.

C.      Organisasi Perkantoran Pendidikan

Secara umum administrasi/manajemen pendidikan memusatkan perhatian kepada organisasinya, baik dalam jenjang pendidikan dasar, menengah maupun pendidikan tinggi. Organisasi memberi fungsi dalam bentuk kegiatan dan pekerjaan yang harus dilakukan, sedangkan manajemen mewujudkan tujuan yang telah direncanakan. Kantor sekolah merupakan bagian organisasi pendidikan yang melaksanakan kegiatan serta merupakan tempat bergabung dan berkumpulnya sumber daya manusia dalam satuan kerja masing-masing untuk bekerjasama dalam mencapai tujuan pendidikan.

Organisasi tidak hanya sekedar sebagai wadah saja, tetapi juga sebagai sistem kerjasama, sistem tata hubungan kerja dan sebagai proses pembagian tugas. Maka dari itu dapat dikatakan organisasi perkantoran adalah suatu proses yang menjadi tempat orang-orang berinteraksi untuk mencapai tujuan kantor.

Terdapat tiga bentuk struktur organisasi didalam lingkup pendidikan, antara lain:

1.      Lini atau garis

Struktur organisasi yang paling tua dan sederhana sehingga dipergunakan oleh organisasi yang kecil. Kekuasaan mengalir secara vertikal dari tingkat paling atas ke tingkat menengah lalu sampai ke bawah. Sehingga bawahan hanya mengenal satu peimpinan sebagai sumber kekuasaan. Bawahan bertanggungjawab atas kinerja tugas yang diberikan oleh supervisor.

2.      Garis dan staf

Hampir sama dengan struktur garis, dengan satu dimensi tambahan berupa aktivitas staf ahli yang mendukung aktivitas struktur garis dengan memfasilitasi pencapaian tujuan utama organisasi. Karakteristik wewenang langsung dan aktivitas yang secara langsung berhubungan dengan pencapaian tujuan utama organisasi dari struktur garis masih ada. Namun yang menjadi perbedaan utama, aktivits garis berperan langsung dalam pengambilan keputusan, sedangkan aktivitas staf tidak dapat berperan langsung dalam pengambilan keputusan.

3.      Fungsional

Struktur ini disusun berdasarkan sifat dan macam-macam fungsi sesuai dengan kepentingan organisasi. Tiap-tiap fungsi saling berhubungan karena antara satu fungsi dengan lainnya saling bergantung. Sehingga wewenang dari pucuk pimpinan dilimpahkan kepada unit atau satuan-satuan organisasi di bawahnya, dan pimpinan dari tiap satuan organisasi berhak memerintah kepada semua pelaksana yang ada di bawahnya sepanjang menyangkut bidang tugasnya masing-masing.

Seorang bawahan dapat menerima perintah dari beberapa orang pimpinan, dan bawahan bertanggung jawab kepada pimpinan yang memberikan perintah. Tugas pimpinan menjadi lebih ringan karena adanya pembagian fungsi yang dipegang oleh orang-orang ahli di bidangnya.

D.      Kegiatan Manajemen Perkantoran Pendidikan

Dalam melaksanakan tugas manajemen sekolah, kepala sekolah tidak hanya bertanggung jawab terhadap kelancaran tugas akademik saja, tetapi juga masalah administratif yang berhubungan dengan substansi manajemen sekolah atau pendidikan. Masalah-masalah yang berkaitan dengan manajemen kantor sekolah merupakan faktor yang ikut menentukan keberhasilan sekolah, oleh karena itu perlu penanganan yang professional.

Manajemen perkantoran merupakan suatu kegiatan pengelolaan data dan informasi yang dilakukan secara teratur, sistemik, berkesinambungan dadn mengikuti kegiatan organisasi dengan tujuan untuk mencapai keberhasilan tugas organisasi yang bersangkutan. Pekerjaan kantor disebut juga dengan clerical work atau office work. Kegiatan kantor sekolah pada umumnya adalah proses menangani informasi yang masuk ke sekolah, yaitu mulai menerima, mengumpulkan, mengolah, menyimpan, sampai dengan menyalurkan atau mendistribusikan.

1.        Hakekat Pekerjaan Kantor Sekolah

a.       Mengumpulkan keterangan

Yaitu kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan dimana-mana menjadi siap dipergunakan bilamana diperlukan.

b.      Mencatat keterangan

Yaitu kegiatan membubuhkan dengan berbagai macam peralatan yang sesuai dengan perkembangan teknologi modern, sehingga wujudnya siap pakai.

c.       Mengolah keterangan

Yaitu macam-macam kegiatan mengerjakan keterangan dengan maksud menyajikan dalam bentuk yang lebih berguna.

d.      Mengadakan keterangan

Yaitu kegiatan menggandakan atau memperbanyak dengan berbagai cara dan alat tertentu sebanyak jumlah yang diperlukan.

e.       Mengirim keterangan

Yaitu kegiatan menyalurkan (mengirimkan) suatu  keterangan kepada orang atau lembaga lain, dengan maksud memberikan keterangan tertentu.

f.       Menyimpan keterangan

Yaitu kegiatan menaruh atau melekatkan dengan berbagai cara dan alat tempat tertentu sehingga sistematis dan aman.

2.        Kegiatan Kantor Sekolah

a.         Penanganan surat

Adalah kegiatan yang dimulai dari pencatatan surat masuk maupun surat keluar sampai dengan pengiriman atau penyimpanan (pengarsipan). Penanganan surat ini merupakan kegiatan awal dari proses penanganan informasi, oleh karena itu perlu ditempatkan tenaga yang terampil, menggunakan metode yang baku, dan ditunjang fasilitas yang memadahi.

b.         Penyimpanan surat

Adalah kegiatan yang dimulai dari pemberian kode sampai dengan penyimpanan dan menemukan kembali apabila surat itu diperlukan, dengan menggunakan sistem tertentu. Mengarsipkan surat ini dapat dikatakan sebagai pusat ingatan organisasi atau lembaga atau sekolah. Oleh karena itu memerlukan sistem tertentu, petugas yang terampil, tekun, berdedikasi tinggi, serta memerlukan fasilitas yang memadahi.

c.         Penerimaan tamu

Biasanya disebut juga dengan “reception” adalah bagaimana cara seseorang melayani tamu kantor atau sekolah dengan sopan, ramah, dan dapat memberikan informasi yang diperlukan oleh tamu dengan baik, sehingga sewaktu-waktu meninggalkan sekolah mempunyai kesan yang positif. Maka dari itu diperlukan petugas yang terlatif, cakap berkomunikasi, mengetahui seluk beluk sekolah, sopan dan disiplin tinggi.

d.        Pelayanan telepon

Telepon merupakan alat komunikasi yang cepat untuk menerima dan menyampaikan informasi sekolah, sehingga memerlukan orang yang ramah, sopan dan dapat menyampaikan informasi sekolah kepada si penelpon, karenanya menjadi tugas wakil sekolah tersebut.

e.         Membuat laporan

Laporan adalah tugas yang penting, karena merupakan salah satu alat untuk melaksanakan kegiatan perencanaan, pengendalian, pengawasan, dan pengambilan keputusan. Agar mudah dimengerti pembaca maka perlu penyusunan yang terampil dan metode penyusunan laporan yang efektif.

f.          Surat-menyurat

Pada umumnya disebut dengan korespondensi yaitu kegiatan mulai dari menyusun konsep surat sampai dengan surat siap untuk dikirim. Proses kegiatan ini meliputi pendektean, pelatian, pengetikan, pengoreksian,dan penandatanganan surat. Korespondensi terdiri dari korespondensi intern dan korespondensi ektern.

g.         Penggandaan

Adalah kegiatan menggandakan, memperbanyak, atau mereproduksi suatu dokumen sekolah.

h.         Penghitungan

Kegiatan penghitungan biasanya berhubungan dengan manajemen keuangan. Kegiatan ini merupakan penunjang yang dapat membantu kelancaran kegiatan-kegiatan lainnya.

3.        Penataan ruang kantor sekolah

Tata ruang kantor sekolah didefinisikan sebagai aktivitas penyusunan semua perabot, peralatan, dan bahan pada luas lantai kantor. Tujuannya untuk menjadikan kantor sekolah yang siap pakai bagi kepala sekolah dan pegawai tata usaha sekolah. Perencanaan tata ruang kantor sekolah dilakukan secara integratif, artinya didalam proses perencanaan ada banyak aspek yang perlu dipertimbangkan, antara lain pekerjaan ketatausahaan sekolah yang harus dilakukan, proses kerja yang harus digunakan, perlengkapan yang digunakan, ruang-ruang yang telah dipersiapkan, dan para personel sekolah yang akan dilayani.

Dalam hubungannya dengan perencanaan tata ruang kantor sekolah ada beberapa prinsip tata ruang yang harus diperhatikan, yaitu:

a.       Suatu tata ruang kantor yang baik adalah  tata ruang yang memungkinkan semua personel tata usaha dapat menempuh jarak yang sependek-pendeknya dalam setiap menyelesaikan pekerjaan ketatausahaannya.

b.      Bagian-bagian kantor sekolah yang memiliki tugas atau fungsi yang sama dan saling berkaitan hendaknya ditempatkan secara berdekatan.

c.       Tata ruang yang ideal adalah tata ruang yang menempatkan para personel dan alat-alatnya berdasarkan alur proses kerjanya.

d.      Kantor yang baik adalah kantor yang memiliki cukup ventilasi. Oleh karena itu, meja dan perabot lainnya harus diatur sedemikian rupa, sehingga setiap bagian kantor sekolah mendapatkan cahaya dan pertukaran udara yang cukup.

e.       Tata ruang yang baik adalah tata ruang yang memanfaatkan ruang semaksimal mungkin. Karena itu, suatu tata ruang yang baik adalah tata ruang yang menggunakan seluruh ruang yang ada, baik ruang lantai atau dindingnya.

f.       Tata ruang yang baik adalah tata ruang yang mudah dapat disusun kembali bila diperlukan.

g.      Tata ruang yang baik adalah tata ruang yang memisahkan pekerjaan yang berbunyi keras dan mengganggu pekerjaan lainnya.

E.       Jenis Perlengkapan Manajemen Perkantoran

1.      Perabot kantor

Merupakan perlengkapan kantor yang menunjang kegiatan administrasi dalam suatu kantor. Perabot kantor merupakan perlengkapan kantor yang tidak habis pakai dan dapat digunakan berulang-ulang dalam waktu jangka panjang. Jenis perabot kantor di sekolah yaitu meja, kursi, filling cabinet, laci-laci kartu, rak filling, dan lain-lain.

2.      Mesin kantor

Merupakan salah satu alat penunjang untuk menyelesaikan suatu pekerjaan dengan efisien dan efektif. Mesin-mesin kantor adalah sebuah alat yang dipergunakan untuk menghimpun, mencatat dan mengolah bahan-bahan, data atau keterangan dalam suatu pekerjaan tata usaha di sekolah. Berikut penggolongan jenis mesin-mesin kantor, yaitu:

a.       Mesin untuk menghemat fisik, tenaga dan pikiran manusia sebagai labour saving machine. Seperti komputer, kalkulator, mesin penjilid dan lain-lain.

b.      Mesin untuk menghemat pengeluaran uang disebut sebagai money saving machine. Seperti mesin foto kopi, printer, stensil, dan lain-lain.

c.       Mesin untuk memanfaatkan penggunaan waktu disebut sebagai time saving machine. Seperti komputer, mesin ketik, facsimile, mesin foto kopi dan lain-lain.

3.      Perbekalan kantor

Yaitu benda-benda yang akan habis dalam pemakaian sehari-hari di kantor. Benda-benda tersebut umumnya dipergunakan untuk keperluan tulis-menulis seperti kertas, tinta pensil, pulpen, boardmarker, ATK, dan lain-lain.

4.      Hiasan atau interior kantor

Adalah benda-benda kantor yang pada umumnya ditujukan untuk menambah suasana yang menyenangkan di kantor yang secara tidak langsung mempengaruhi kinerja di dalam kantor.

F.       Peran dan Tujuan Manajemen Perkantoran Pendidikan

1.      Peran manajemen perkantoran pendidikan

a.    Menunjang penyelenggaraan tugas pokok orang dan tugas-tugas penunjang lainnya

b.    Menunjang tugaspimpinan dalam menyelenggarakan fungsi-fungsinya

c.    Peran utama menyediakan bahan keterangan (data/informasi) yang diperlukan untuk penyelenggaraan setiap fungsi

2.      Tujuan manajemen perkantoran pendidikan

a.    Memberikan semua keterangan yang lengkap bagi pegawai atau orang lain yang memerlukan, guna pelaksanaan tugas organisasi secara efisien.

b.    Memberikan catatan dan laporanyang bermanfaat, dan biaya yang sesuai .

c.    Membantu organisasi atau lembaga memelihara serta memenuhi kebutuhannya.

d.   Memberikan pekerjaan tata usaha yang cermat dan memberi pelayanan secara efektif kepada para pegawai atau orang lain.

e.    Membuat catatan secara lengkap, relevan, up to date (tidak terlambat), akurat, dan dapat dipertanggungjawabkan.

G.      Manajemen Perkantoran Modern

Manajemen perkantoran mengalami pergeseran dari manajemen perkantoran tradisional menjadi manajemen perkantoran modern. Hal ini ditandai dengan adanya perbedaan pelaksanaan manajemen yang dilakukan.

§  Manajemen perkantoran tradisional    : Manajemen yang dilakukan lebih mengarah kepada pekerjaan yang berhubungan dengan ketatusahaan.

§  Manajemen perkantoran modern        : Pelaksanaan manajemen berhubungan dengan pengelolaan informasi untuk pengambilan keputusan.

Pada manajemen perkantoran modern, data atau informasi merupakan sasaran utama. Data merupakan sesuatu yang belum mempunyai arti bagi penerimanya dan masih bersifat mentah, sehingga memerlukan adanya suatu pengolahan. Sedangkan informasi adalah hasil pengolahan dari sebuah model, formasi, organisasi, ataupun suatu perubahan bentuk dari data yang memiliki nilai tertentu, dan bisa digunakan untuk menambah pengetahuan bagi yang menerimanya. Maka dari itu, data terlebih dahulu ada dibandingkan informasi dan tentu saja informasi tidak akan ada sebelum adanya data terlebih dahulu. Data hanya akan menjadi informasi apabila ia mempengaruhi perilaku seseorang, dalam arti menggerakkan orang untuk berperilaku sesuai dengan maksud dan tujuan disampaikannya data itu, yaitu untuk mengambil keputusan.

Berdasarkan uraian diatas,  maka pengertian manajemen perkantoran modern adalah rangkaian kegiatan, perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, pengawasan dan pengendalian pekerjaan perkantoran, dengan data atau informasi menjadi sasaran utama. Maka dari itu, informasi harus berkualitas demi menunjang keberhasilan manajemen perkantoran modern.

Berikut beberapa karakteristik kualitas informasi, antara lain:

a.       Informasi harus lengkap

Informasi harus berisi keseluruhan data secara lengkap. Informasi diungkapkan secara complete dan dihindari penggunaan informasi secara parsial. Dengan informasi yang lengkap, akan memudahkan pegawai dalam membuat keputusan.

b.      Informasi harus akurat

Informasi dikatakan bersifat akurat bila mengandung data yang tepat dan teliti. Maksud dari tepat yaitu informasi sesuai dengan data. Sedangkan maksud dari teliti yaitu tidak adanya kesimpangsiuran atau kesalahan tafsir antara data dengan informasi.

c.       Informasi harus tepat waktu

Penyampaian informasi harus tepat waktu, agar memudahkan pimpinan dalam mengambil sebuah keputusan. Jika informasi tidak disampaikan tepat waktu, maka akan menghambat pimpinan dalam melaksanakan tugas atau pekerjaan selanjutnya, yang mengakibatkan terhambatnya tujuan manajemen perkantoran modern.

d.      Informasi harus relevan

Informasi harus bersifat relevan, yang artinya adanya kesesuaian antara informasi dengan pencapaian tujuan manajemen perkantoran modern, sehingga keputusan yang dibuat pimpinan bersifat bijaksana.

H.      Pelaksanaan Pekerjaan Perkantoran Modern

Pelaksanaan pekerjaan perkantoran modern berbeda dengan pelaksanaan  pekerjaan perkantoran tradisional.Karena pada manajemen perkantoran modern mengacu pada pengelolaan informasi untuk mengambil keputusan. Berikut beberapa pelaksanaan perkantoran modern:

1.      Menerima informasi

Contoh bentuk informasi yang diterima pada umumnya adalah surat, panggilan telepon, pesan, faktur, dan laporanberbagai kegiatan organisasi. Selain menerima informasiyang masuk seperti itu, kantorpun memperoleh informasi.

2.      Merekam informasi

Tujuan membuat rekaman adalah agar informasi dapat disiapkan segera apabila manajemen memintanya. Beberapa rekaman (record) diminta untuk disimpan menurut hukum,tetapi di samping itu, rekaman harus disimpan hanya untukmemenuhi kebutuhan manajemen dalam perencanaan dan  pengendalian organisasi. Rekaman semacam itu mungkin menunjukkan hasil negosiasi, transaksi, kegiatan, dansebagainya misalnya korespondensi, pesanan, faktur, laporankeuangan, manajemen, rekaman stok, dan hasil analisis.

lainnya.

3.      Mengatur informasi

Informasi yang dikumpulkan oleh kantor jarang dalambentuk yang sama seperti pada waktu diberikan. Datadikumpulkan dari berbagai sumber yang berbeda. Maka perhitungan harus dibuat. Kantor bertanggung jawab untuk

memasok informasi dalam bentuk yang paling baik dalam melayani manajemen, adalah suatu fungsi yang palingpenting dan yang harus dijalankan oleh staf yang terlatihdengan baik. Contoh pengaturan informasi adalah penyiapan berbagai macam laporan.

4.      Memberi informasi

Jika manajemen meminta, kantor membagikan informasi darirekamannya. Sebagian informasi yang didistribusikan bersifat rutin, sebagian lagi bersifat khusus, dan informasi dapat diberikan secara lisan atau secara tertulis, misalnya instruksi, laporan perkembangan, anggaran dan lain sebagainya.

5.      Melindungi Aset

Tugas kantor tidak akan terlaksana sepenuhnya jika terbatas hanya sekedar menerima, merekam, mengatur dan memberi informasi saja. Masih ada tambahan tanggung jawab yaitumengamati secara cermat dan melindungi hasil rekamanyang vital, mengamankan uang tunai yang harus disimpan di brankas atau di bank.

I.         Teknologi Informasi untuk Perkantoran Modern

Dalam arti sempit Teknologi Informasi (TI) dapat diartikan sebagai bagian dari sub sistemnya Sistem Informasi (SI) ataudalam kata lain teknologi informasi itu meliputi hardware, database, software, network dan peralatan. Namun kadang- kadang istilah TI dan SI dapat digunakan secara bergantian atau bahkan bisa juga digunakan dalam konsepyang lebih luas yaitu sekumpulan beberapa SI, beberapapengguna dan manajemen untuk seluruh organisasi. Dalam dunia kerja pemerintah, TI sendiri sering diartikan sebagai bagian dari seluruh komponen yang berhubungan dengan data/informasi yang dihubungkan lewat sebuah perangkatkomputer seperti: Local Area Network (LAN), Homepage,Multimedia, dan lain-lain.

Pada dasarnya informasi merupakan bagian yang penting untuk mengambil keputusan, sehingga trial and error(coba dan salah) dapat dikurangi sekecil mungkin bahkan kalau dapat hal seperti itu tidak perlu terjadi. Beberapa hal keuntungan yang dapat diperoleh dari perlunya informasi bagi pimpinan untuk mengambil sebuah keputusan, diantaranya:

a. Meningkatkan efektifitas dan efisiensi kerja

b. Memberikan keputusan yang lebih pasti

c.Memperluas akses terhadap pihak lain

d. Memudahkan kontrol/pengawasan langsung pada bawahan

e. Dapat melakukan evaluasi setiap saat untuk perencanaan ke depan

Berikut jenis-jenis aplikasi teknologi informasi pada perkantoran modern, yaitu:

1.      Spread sheet

Softwareini biasanya digunakan untuk melakukan pekerjaan-pekerjaan

kantor yang berkaitan dengan penggunaan baris dan kolom serta banyak dipakai untuk aplikasi di bidang keuangan, buku besar, journal dan lain-lain.

Contoh: Paket software spread sheetantara lain: Lotus, Sympony, dan Microsoft Excell.

2.      Word Processing

Software ini biasanya digunakan untuk melakukan pekerjaan-pekerjaan

kantor yang berkaitan dengan ketik mengetik (teks) seperti pembuatan laporan, memo, surat menyurat, dan lain-lain.

Contoh paket software word processing antara lain: Word Perfect, Word for Window, Chi-Writer, dan lain-lain.

3.      Desktop Publishing

Software ini biasanya digunakan untuk melakukan pekerjaan-pekerjaan

kantor yang berkaitan dengan pembuatan desain dan grafik dan sering disebut juga dengan software ComputerAided Design (CAD), seperti membuat transparansi, presentasi grafik, dan lain-lain.

Contoh: Paket software Desktop Publishing antara lain Power Point, Photo Shop, Corel Draw, dan lain sebagainya.

4.      Communication

Software ini biasanya digunakan untuk melakukanpekerjaan-pekerjaan kantor yang berkaitan dengankomunikasi antar komputer dan sudah saling berhubungan (Local Area Network),seperti mengirim pesan elektronik, pertukaran data, dan lain-lain.

Contoh: Paket software Communication antara lain Winpop, E-mail, dan lain-lain.

J.        Manfaat Teknologi Informasi Berbasis Internet bagi Perkantoran Modern

Bagi sebuah perkantoran modern, manfaat yang didapat dari teknologi informasi yang berbasis internet cukup banyakdirasakan, antara lain:

1.    Dapat saling tukar menukar informasi walaupun dalam jarak jangkauan yang sangat jauh.

2.    Dapat mengetahui perkembangan terkini yang berhubunganerat dengan masalah-masalah substansi organisasi.

3.    Dapat mengambil langsung (copy/download) informasi yang

akan kita butuhkan.

4.    Dapat mengurangi penggunaan kertas yang menumpuk(paperless)

5.    Dapat melakukan teleconference (komunikasi langsung jarakjauh) antara sesama pengguna.

K.      Otomatisasi Kantor

Otomatisasi kantor didefinisikan oleh O’Brien ( 1996 ) sebagai sistem informasi berbasis telekomunikasi yang mengumpulkan, memproses, menyimpan dan mendistribusikan pesan-pesan, dokumen-dokumen dan komunikasi elektronik lainnya diantara  individual, grup-grup kerja dan organisasi. Otomatisasi kantor merupakan penggunaan alat elektronik untuk memudahkan komunikasi formal dan informal terutama berkaitan dengan komunikasi informasi dengan orang-orang didalam dan diluar lembaga atau organsisasi untuk meningkatkan lembaga  atau organisasi tersebut.

1.                  Tujuan dari otomatisasi kantor, antara lain:

a.               Meminimalkan biaya, komputer tidak menggantikan pekerja saat ini, tetapi komputer menunda penambahan pegawai yang diperlukan untuk menanngani beban kerja yang bertambah.

b.              Pemecahan masalah kelompok, cara otomatisasi kantor berkontribusi pada komunikasi keadaan dari manajer membuatnya sangat cocok diterapkan untuk memecahkan masalahkelompok.

c.               Percakapan tatap muka, percakapan telepon, pesantertulis pada memo, dan sejenisnya. Otomatisasi kantor harus bertujuan melengkapi komunikasi tradisional.

d.             Penggabungan dan penerapan teknologi

e.               Memperbarui proses pelaksanaan pekerjaan di kantor 

f.                Meningkatkan produktivitas dan efektivitas pekerjaan

2.        Tahapan penerapan otomatisasi kantor

a.       Radisional

Penggunaan teknologi utamanya ditujukan untuk mengurangi biayadan meningkatkan produktifitas. Terfokus pada penggunaan Word Processing.

b.      Transisional

Ditandai dengan mulai digunakannya proses data secara elektronik serta dibangunnya aplikasi untuk

keperluan pengarsipan, penyimpanan, dankomunikasi yang berbasis komputer.

c.       Transformasional

Merupakan fase integrasi informasi dan pematangan konsep Information Resource Management (IRM) yang merupakan konvergensi telekomunikasi dan informasi (ICT).

3.        Macam-macam sistem otomatisasi kantor

a.       Sistem Komunikasi Elektonik

Sistem komunikasi elektronik (electronic communication system ) merupakan sistem teknologi  informasi yang digunakan untuk berkomunikasi diantara individu,  kelompok kerja dan organisasi-organisasi. Yang termasuk dalam sistem ini adalah e-mail, voicemail, facsimile dan bulletin board system. Bulletin board system (BBS) adalah suatu lokasi lewat jaringan internet yang memungkinkan suatu pesan disimpan di lokasi dan selanjutnya dapat diakses dan didesain oleh orang lain.

b.      Sistem Kolaborasi Elektronik

Sitem kolaborasi elektronik adalah suatu sistem yang tidak hanya pertukaran komunikasi atau pesan, tetapi juga bagaimana informasi atau pesan tersebut digunakan untuk bekerja sama. Contoh aplikasi yang ada pada otomatisasi kantor yang tergolong dalam sistem kolaborasi adalah teleconference dan telecommuting. Telecommuting adalah kolaborasi elektronik yang digunakan oleh pekerja yang bekerjadari jarak jauh dengan kantornya.

c.       Sistem Publikasi dan Pengolahan Imej Elektronik

Sistem publikasi elektronik (electronic publishing system) adalah penggunaan teknologi informasi untuk keperluan pembuatan dokumen tercetak. Yang termasuk aplikasi dari sistem pubikasi dan pengolahan imej elektronik adalah desktop publishing, elektonic document management, presentase graphics dan multimedia presentation. Elektonik document management  (EDM) merupakana sistem penyimpanan dok umen yang membentuk basis data imej (image database) yang nantinya dapat diakses dan diproses kembali Presentation graphic digunakan untuk menampilkan grafik yang akan dipresentasikan. Sedangkan multimedia presentation tidak hanya mempresentasikan grafik saja, tetapi memungkinkan untuk mempresentasikan dalam beberapa bentuk media seperti teks,grafik, foto, suara dan video.

d.      Sistem Pengolahan Kantor 

Sistem pengolahan kantor (office management systems) merupakan sistem kantor otomatis yang mendukung orang-orang di organisasi untuk mengorganisasikan aktivitas-aktivitas kerja mereka. Yang termasuk dalam sistem ini adalah desktop accessories dan electronic scheduling atau kalender elektronik.Desktop accessories menyediakan alat-alat seperti kalkulator, kalender, jam, notepad,daftar nomer telepon dan daftar  jam janjian. Electronic scheduling membantu pemakai-pemakai sistem ini untuk mengatur jadwal  kerja mereka.

e.       Sistem Elektronik Formal

Didokumentasikan dengan suatu sistem prosedur tertulis. Diterapkan diseluruh perusahaan untuk memenuhi kebutuhan organisasi.

f.       Sistem Elektronik Informal

Tidak direncanakan atau diuraikan secara tertulis. Sistem-sistem otomatisasi kantor ini diterapkan saat diperlukan oleh perorangan untuk memenuhi keperluannya sendiri.

4.        Jenis-jenis aplikasi otomatisasi kantor

a.    Pengolah kata word processing)

Adalah penggunaan suatu peralatan elektronik yang secara otomatis melakukanbeberapa tugas yang diperlukan untuk membuat dokumen ketik atau cetak.

b.    Surat elektronik (e-mail)

Yang dikenal dengan e-mail adalah penggunaan jaringan komputer yang memungkinkan pemakai untuk mengirim, menyimpan, dan menerima pesan dengan menggunakan terminal komputerdan peralatan penyimpanan.

c.    Pesan suara (voice mail)

Voice Mail sama persis dengan electronic mail. Perbedaannya bahwa seseorang hanya mengirimkan pesandengan mengucapkan pesan tersebut melalui telepon dan bukan mengetiknya

d.   Kalender elektronik (electronic calendaring)

Adalah penggunaan jaringan komputer untuk menyimpan dan memanggil acara yang telah ditetapkan oleh manajer.

e.    Konferensi audio (audio conferencing)

Adalah penggunaan peralatan komunikasi suara untuk membuat hubungan audio diantara orang-orang yang tersebar secara geografis untuk tujuan melakukan konferensi.

f.     Konferensi video (video conferencing)

Video Conferencing melengkapi signal audio dan signal video. Peralatan televisi digunakan untuk mengirim dan menerima signal audio dan video.

g.    Konferensi komputer (computer conferencing)

Adalah penggunaan jaringan komputer, sehingga meemberi kemampuan seseorang untuk melakukan pertukaran informasi selama proses terjadinya konferensi.

h.    Transmisi faximili(facsimile transmision)

Yang biasanya disebut Fax, adalah penggunaan peralatan khusus yang dapat membaca tampilan dokumen pada ujung channel komunikasi dan membuat salinan atau copy di ujungyang lain.

i.      Video text

Adalah penggunaan komputer untuk tujuan memberikan tampilan materi tekstual pada layar.

j.      Image store and retrieval

Digunakan dalam pemecahan masalah ketika ia diperlukan untuk melihat kembali dokumen historis untuk tujuan pemahaman masalah.

k.    Dekstop publishing

Adalah pembuatan output tercetak yang kualitasnya hampir sama denganyang dihasilkan oleh typesetter. Penggunaan desktop publishing sebagai alat pemecahan masalah meliputi aplikasi administrasi dan teknis.

DAFTAR RUJUKAN

Amszah, Z. 1989. Manajemen kearsipan. Jakarta: PT Gramedia.

Bafadal, Ibrahim. 2008. ManajemenPerlengkapanSekolah: TeoridanAplikasinya. Jakarta: PT BumiAksara.

Imron, A., Burhanuddin, Maisyaroh.,Benty, Dj, N., Bafadal, I., Koesmintardjo, Ulfatin, N.&Soerjani, Wiyono, B.B. 2004. PerspektifManajemenPendidikanBerbasisSekolahdalam Burhanuddin, Imron, A., Maisyaroh (Eds.),Malang: UniversitasNegeri Malang.

Lembaga Administrasi Negara. 1981. Administrasi Perkantorarn. Jilid III. Jakarta: LAN.

Wursanto, I.G. 1989. 1b. Etika Komunikasi Kantor. Yogyakarta: Kanisius.

Zulkarnain, W. & Sumarsono, B. 2011. Manajemen Perkantoran Pendidikan. Malang: Fakultas Ilmu Pendidikan Universitas Negeri Malang.